So priorisieren Sie Ihre Zeit und vermeiden Ablenkungen Konzentrierte Tipps bleiben | Produktivitätswerkzeuge für ein effektives Zeitmanagement

Dwight Eisenhower.

Der 34. Präsident der Vereinigten Staaten.

Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa während des Zweiten Weltkriegs.



Der Mann, der Programme startete, die zur Gründung der NASA, des Internets und des Interstate Highway Systems führten.

Ein vielbeschäftigter Mann.

Und nach seinen Handlungen zu urteilen - ein Mann, der gemacht hat effektive und produktive Nutzung der Zeit.

Die bekannteste Produktivitätsstrategie von Eisenhower heißt Eisenhower Boxoder eine moderne Variante - Die Prioritätsmatrix.

Die Prioritätsmatrix ist ein einfaches Entscheidungswerkzeug, mit dem Sie Ablenkungen in Schach halten und sich gleichzeitig auf die wichtigsten Aufgaben des Tages konzentrieren können.

Das Prioritätsmatrix erlaubt dir ... zu machen:

  • Identifizieren auf einen Blick, was zu tun ist.
  • Aufgaben verschieben herum basierend darauf, wie wichtig oder dringend.
  • Einen haben Überblick wo Sie Ihre Aufmerksamkeit kurzfristig und langfristig konzentrieren müssen.
  • An der Spitze bleiben aller Ihrer To-Do-Listen.

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Was ist
Die Prioritätsmatrix?

Prioritätsmatrix-klein

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Die Prioritätsmatrix hat zwei Dimensionen - die erste ist Bedeutung (wichtig / nicht wichtig) und der zweite ist Dringlichkeit (dringend / nicht dringend).

Jede Aufgabe wird nach diesen Quadranten klassifiziert und dann nach dem Quadranten behandelt, zu dem sie gehören.

Alle Aufgaben sind in diese 4 Quadranten unterteilt:

  • Wichtig und dringend
  • Nicht dringend und wichtig
  • Nicht wichtig und dringend
  • Nicht wichtig und nicht dringend

Quadrant 1 - Wichtig und dringend

Lernen zu Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche ist der Schlüssel zum Erfolg.

Lernen, mit sich selbst und Ihrer Zeit umzugehen - das unterscheidet die Erfolgreichen von denen, die mit der Zeit aufholen. Dies sind Aufgaben mit einer Frist und einer hohen Kapitalrendite.

Sie müssen nur fertig werden!

Natürlich müssen wir die Aufgaben in diesem Quadranten erledigen, weil sie wichtig sind, und wir sollten sie zuerst erledigen, weil sie dringend sind. Wenn wir wenig Zeit haben, sollten wir diese Aufgaben normalerweise zuerst erledigen.

Manchmal haben wir keine Wahl, aber wenn wir die Dinge an diesen Punkt bringen, wirkt sich dies negativ auf unsere Leistung und Lebensqualität aus.

  • Wichtige Fristen - Wenn sich Ihr Unternehmen auf eine Produkteinführung vorbereitet, müssen alle mit der Einführung verbundenen Aufgaben sofort erledigt werden.
  • Krisen - Das Leben ist voller unerwarteter Überraschungen. Es gibt Situationen, die Sie selbst mit Voraussicht nicht hätten planen können. Was ist eine Krise? Alle zeitkritischen Aufgaben mit erheblichen Konsequenzen.
  • Familie - Wenn Sie Eltern sind, sollte jede Art von Leistung oder Spiel, an der Ihr Kind teilnimmt, in diese Kategorie fallen. Vor allem, wenn einige Vorbereitungen (z. B. Reisen über Nacht) erforderlich sind.
  • Last-Minute-Vorbereitungen - Eine Prüfung, die Ihre Aufmerksamkeit auf sich zieht, eine Präsentation, die sich schneller als erwartet abzeichnet, oder eine unerwartete Geschäftsmöglichkeit können in diesen Quadranten fallen.

Die Gefahr hier ist, dass wir denken, dass viele Dinge in diese Kategorie fallen, wenn sie es nicht tun, sollten sie tatsächlich in die Kategorie fallen dringend und nicht wichtig Kategorie.

Fragen Sie sich, ob die anstehende Aufgabe sowohl dringend als auch wichtig ist. Jede Aufgabe, die finanzielle Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat, hat Vorrang vor einer Kundendienstanfrage.

Eisenhower MatrixQuadrant 2 - Wichtig und nicht dringend

Wir sprechen die Aufgaben in diesem Quadranten an nach dem Umgang mit den Aufgaben in Quadrant 1.

Die Aufgaben in Quadrant 2 sind nicht dringend, erfordern aber dennoch Aufmerksamkeit. Wenn sie ignoriert werden, wechseln sie zu Quadrant 1. Es ist besser, diese Aufgaben zu erledigen, bevor sie werden dringend und wichtig.

Warum?

Weil es bei Quadrant 1-Aufgaben zwei Probleme gibt - sie sind zeitgebunden, und das kann Stress und Sorgen verursachen und die Qualität unserer Arbeit beeinträchtigen.

  • Mundane Aufgaben - Die Erstellung wöchentlicher Berichte ist eine Aufgabe, die als banal empfunden werden kann. Es ist leicht, sie bis später aufzuschieben. Wenn wir nichts tun, in einer Woche diese Aufgabe wird wichtig und dringend werden. Bereiten Sie einen Plan für solche Aufgaben vor, um sie zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen.
    Dieser Plan kann Schritte wie das Sammeln von Daten, das Fragen eines Kollegen nach seiner Meinung, das Schreiben eines Entwurfs, das Bearbeiten des Entwurfs, das Senden an unseren Chef, das Festlegen eines Zeitpunkts für die Präsentation und das Präsentieren umfassen.
  • Gesundheit - Gesundes Essen und Bewegung sind für Ihre Gesundheit von entscheidender Bedeutung. Warten Sie nicht, bis der Arzt Sie diagnostiziert.
  • Beziehungen - Mein Freund Jordan Harbinger redet über Grabe den Brunnen, bevor du durstig bist. Investieren Sie in jede Art von Beziehung, bevor Sie diese Person um einen Gefallen bitten müssen.
  • Selbstentwicklung und Ruhe sind in der nicht dringenden Kategorie, aber sie sind sehr wichtig.

Wenn wir uns nicht um Aufgaben in Quadrant 2 kümmern, befinden wir uns in einer Situation, in der wir wenig Zeit haben. Das Ergebnis: Wir sind gestresst, arbeiten spät in der Nacht und erzielen schlechte Ergebnisse.

So, Quadrant 2 (wichtig und nicht dringend) verdient ernsthafte Aufmerksamkeit.

q3 Eisenhower-MatrixQuadrant 3 - dringend und nicht wichtig

Dies ist der trügerischste Quadrant. Warum sollten wir uns schließlich mit Aufgaben beschäftigen, die nicht wichtig sind?

Was macht diese Aufgaben dringend? Oft versuchen andere Leute uns zu zwingen, uns mit diesen Aufgaben zu befassen.

Sie sind Zeiträuber. Der Weg, um dieses Problem zu reduzieren, besteht einfach darin, Ihre Zeit zu schützen.

Wenn zum Beispiel jemand darauf besteht, sofort persönlich mit Ihnen zu sprechen, und dies bedeutet, dass Sie Ihr Büro verlassen müssen, finden Sie heraus, warum dieses Meeting so dringend ist. Vielleicht können Sie stattdessen einen Anruf tätigen, und vielleicht wird diese Person nächste Woche in Ihrer Nähe sein.

Es gibt Ablenkungen, die vor uns springen und sagen: 'Gib mir Aufmerksamkeit'. Dies sind Feuer, die dir egal sind, wenn sie niederbrennen.

  • Sozialen Medien ist einer der größten Schuldigen, der unseren Fokus ablenkt. Sie müssen in sozialen Medien vertreten sein, aber Ihre Zeit begrenzen, Ihre Posts planen und, wenn Sie können, jemanden dazu bringen, Ihre geschäftlichen sozialen Konten zu verwalten.
  • Freunde, die um einen Gefallen bitten - Als Notfall getarnte Situationen können in Wirklichkeit auf Ihre Aufmerksamkeit warten. Sei diszipliniert zu sagen Nein zu einem scheinbar falschen Alarm.
  • Soziale Aktivitäten - In Maßen sorgen soziale Aktivitäten (Zeremonien, Partys, Versammlungen) für Ausgewogenheit in unserem hektischen modernen Leben. Dies sind Aufgaben, die Sie wahrscheinlich nicht ausführen sollten, es sei denn, Sie haben nichts anderes zu tun.

Geben Sie Ihre Energie nicht für Aufgaben aus, die nicht dringend und nicht wichtig sind - Sie werden Ihre Zeit verschwenden.

In diesem Fall liegt es in Ihrem besten Interesse, ein Hobby oder eine Gewohnheit aufzunehmen, von der Sie auf lange Sicht profitieren werden. Meditiere, trainiere, lerne eine neue Sprache oder ein neues Instrument - alles, was dein Interesse anregt und hält.

q4 Eisenhower-MatrixQuadrant 4 - Nicht dringend und nicht wichtig

Die Aufgaben in diesem Quadranten können zu ernsthaften Zeitverschwendern werden. Wenn Sie eine Aufgabe in diesem Quadranten identifizieren, versuchen Sie, sie abzubrechen. Wenn Sie es nicht vollständig beseitigen können, versuchen Sie, den Zeitaufwand für diese Aufgabe zu minimieren. Führen Sie eine „Nicht-zu-tun“ -Liste und vermeiden Sie es, Ihre Zeit mit Aufgaben zu füllen, die in Ihrem Tag keinen wirklichen Zweck haben.

  • Netflix - Das Anschauen von Fernsehsendungen und Filmen online scheint eine angenehme Ablenkung zu sein. Diese sind Zeitverschwender das sind nicht geplant. Behalten Sie im Auge, wie viel Zeit Sie für Aufgaben aufwenden, die nicht dringend und nicht wichtig sind.
  • Messenger- und SMS-Dienste - Wenn dies über ein kurzes Telefonat gesagt werden kann, sparen Sie sich Zeit, anstatt mehrere hin- und hergehende Textnachrichten zu senden.

Wenn alle Ihre Aufgaben in diesen Quadranten passen - herzlichen Glückwunsch, Sie leben ein Leben in Freizeit!

Für die meisten von uns ist das keine Realität. Die Aufgaben, die wir als nicht dringend und nicht wichtig einstufen, sind jedoch am einfachsten zu erledigen. Wenn wir sie abschließen, haben wir das Gefühl, etwas erreicht zu haben.

Überwachen Sie jeden Quadranten sorgfältig. Bei Bedarf - teilen Sie jede der Hauptaufgaben in Unteraufgaben auf.

Starten Sie die Aufgaben pünktlich, auch wenn sie jetzt nicht dringend aussehen. Andernfalls werden Sie viel Aufwand mit fragwürdigen Ergebnissen betreiben…. Wenn Sie Ihre Aufgaben im Griff haben, erhalten Sie eine gute Leistung und gleichzeitig eine gute Lebensqualität.

Ein nützliches Diagramm ist ein tägliches Zeitmanagement-Aktivitätsdiagramm in Kombination mit einer Prioritätsmatrix. Das Schöne an der Prioritätsmatrix ist, dass viele dieser Aufgaben abhängig von den Jahreszeiten Ihres Lebens ausgetauscht werden können.

Merken - Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig. -Dwight Eisenhower

Wie erstelle ich meine eigene Prioritätsmatrix?

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